I dati rappresentano la ricchezza di un'Azienda e quindi il suo VALORE. 
Questo fa sì che debbano essere protetti dal maggior numero di rischi di perdita o danneggiamento e perciò necessitano di luoghi sicuri per il loro mantenimento e la loro custodia, alla stessa stregua di qualsiasi bene di valore.

Sempre più essi sono costituiti da oggetti in formato elettronico (file, immagini, e-mail, database etc.) contenuti all'interno dei sistemi informativi aziendali e resi da questi disponibili all'utilizzo più svariato da parte di utenti, applicazioni, cicli produttivi e gestionali etc.

Proteggere i dati significa quindi intraprendere tutta una serie di azioni che possano garantire la loro massima disponibilità.

Le possibili cause che possono provocare la perdita di dati sono:

• Guasti: rottura parziale o totale di componenti del sistema informativo - PERDITA PARZIALE e/o TOTALE
• Errori umani: cancellazione o modifica da parte di utenti - PERDITA PARZIALE
• Disastro totale: perdita totale del sistema informativo - PERDITA TOTALE

La continua innovazione tecnologica ha fatto sì che i componenti utilizzati nei moderni sistemi siano molto più affidabili nel tempo, tuttavia non bisogna sottovalutare questo aspetto: il tempo medio di rottura di un sistema (MTBF) corrisponde al tempo medio di rottura più breve tra quelli di tutti i componenti che lo costituiscono.

Quasi mai quest'ultimo è il più importante e vitale del sistema. Spesso un Server si ferma perchè si guasta l'alimentatore o una semplice ventola di raffreddamento.

Soluzione
Ricorrere a componenti ridondanti è quindi una delle prime regole da applicare per garantire la continuità di servizio del Server.

Certamente l'alimentatore o il disco ridondante aumentano i costi iniziali ma, sicuramente, nel tempo, permettono di mantenere i costi di gestione a livelli accettabili considerando i fermi macchina risparmiati.

Una buona assicurazione contro i guasti copre i costi puri e semplici della riparazione/sostituzione del sistema ma non garantisce quasi mai alcuna forma di ripristino delle applicazioni e specialmente dei dati che costituiscono la vera risorsa necessaria a riprendere la funzione produttiva alla quale il sistema stesso era delegato.

Una delle maggiori e più frequenti cause di perdita di dati è rappresentata da errori umani:

es.
        un file contenente i dati di un progetto viene sovrascritto
        una cartella contenente file importanti viene cancellata
        un disco viene riformattato
        un virus infetta un PC attraverso un floppy

Soluzione
Non esistono rimedi a questo tipo di danni se non unicamente quello di preservare i dati per mezzo di copie o backup.

Il backup deve seguire regole precise riguardo periodicità e modalità di esecuzione.
Le cassette con i dati del backup devono essere conservate lontano dal sistema nel quale i dati stessi risiedono, questo per poterli ripristinare anche in seguito ad un disastro totale del sistema stesso.

Per disastro totale si intende la perdita completa di tutti i componenti hardware e software di un sistema.

I disastri di questo tipo si verificano in occasione di eventi eccezionali quali incendi, terremoti, fulmini, allagamenti, attacchi terroristici etc.

Se simili eventi sono fortunatamente rari non bisogna tralasciare la possibilità molto meno remota che l'intero sistema subisca danni irreparabili o addirittura sia sottratto in seguito ad azioni delinquenziali.

Il danno maggiore spesso non è nel costo dell'hardware e del software persi bensì ancora una volta dei dati. Si ribadisce il concetto che

"I computer e le applicazioni utilizzate... si possono sostituire e/o reinstallare, i dati sono ripristinabili solo da una loro copia di salvataggio oppure ricreandoli ex novo."

Anche in questo caso le assicurazioni servono a poco e comunque a costi considerevolmente alti e spesso proibitivi.

Il termine proibitivo è comunque improprio: il valore dei dati è noto e qualsiasi costo di protezione deve essere proporzionale al loro valore.

Soluzione
Le protezioni possibili per questo problema sono direttamente proporzionali al tipo di garanzia che si vuole adottare (Business Continuity).

Resta chiaro che senza aver precedentemente adottato delle misure di protezione e sicurezza dei dati, qualsiasi piano adottato per queste evenienze risulterebbe vano in quanto mancherebbe la possibilità di ripristinare più o meno velocemente le risorse strategiche dell'azienda, ovvero i suoi dati.

Questa è la vera e prima ragione del perchè le cassette che contengono i backup (copie dei dati) DEVONO essere conservate lontano dal luogo di utilizzo dei dati stessi, ossia i sistemi che li gestiscono.

Per Business Continuity si intende il tempo di disponibilità delle applicazioni strategiche che servono all'Azienda per gestire la propria produzione (applicazioni gestionali, Database, sistemi di controllo della produzione, sistemi di progettazione, etc.).

Al mancare di una applicazione ne consegue la manzanza di produzione ad essa associata.

Indicando con T il periodo di mancanza di applicazioni attinenti la propria produzione che l'Azienda può accettare, nella tabella seguente vengono riassunti i livelli di protezione e le soluzioni da adottare a seconda del tempo di mancanza produttiva.